¿ES IMPORTANTE PLANIFICAR Y ORGANIZAR?
Organización y planificación
La organización y planificación es la capacidad de
fijar metas y prioridades a la hora de realizar una tarea, desarrollar un área
o un proyecto conviniendo la acción, los plazos y los recursos que se deben
utilizar.
Es la habilidad que hay que poner en marcha cuando se tiene
que hacer concurrir las acciones coordinadas de un conjunto de personas, en
tiempo y costes efectivos de modo que se aprovechen del modo más eficiente
posible los esfuerzos y se alcancen los objetivos.
Planificar y organizar significa que se estudian
previamente los objetivos y acciones, y se sustenten los actos no en
intuiciones sino poniendo en marcha algún método, plan o la pura
lógica.
La administración
empresarial pasa por el cumplimiento de cuatro grandes tareas:
La planificación de los
objetivos que queremos alcanzar, los tiempos para alcanzarlos y como se quieren
alcanzar.
La organización donde se
diseña cual es la función de cada miembro dentro de la empresa.
La dirección que pasa por la
toma de decisiones y por saber liderar a las personas que componen la
organización.
El control, dónde se verifica que
todo se desarrolla según lo planificado, detectar las posibles desviaciones que
se puedan producir respecto al plan y tomar acciones correctoras si es
necesario.
Me centraré en las dos primeras funciones por que como
no se llega a ningún lugar si no sabemos dónde estamos y hacia dónde
queremos ir, la planificación pasa
por ser la primera actividad que debemos desarrollar en el ámbito de la
administración empresarial.
Una vez determinados los objetivos que queremos lograr,
debemos elaborar un plan. Así pues, por medio de la planificación
dejamos plasmado en papel que objetivos se quieren lograr, como los vamos a
conseguir y que tiempos o que calendario nos marcamos para conseguirlos.
Si somos capaces de responder al qué , quién, dónde, cuándo
y cómo deben hacerse las cosas para lograr los objetivos nos
ponemos en una situación de poder “prever el futuro” y no tanto el de
estar en manos de ese futuro.
Al tener planificados los escenarios sobre los que nos
debemos mover y como movernos estamos reduciendo al máximo la incertidumbre
pero no es menos cierto que la planificación permite coordinar mejor los
esfuerzos al tener las actividades ordenadas y con un propósito, minimizando el
trabajo no productivo.
La idea de “prever el futuro” se materializa cuando la
planificación hace posible que conozcamos con antelación los problemas
que puedan surgir y como se deben afrontar para minimizar su impacto, del mismo
modo, al fijar estándares de control con los que poder medir el resultado de
las distintas actividades , proporciona una visión de conjunto muy valiosa para
los administradores.
Lo normal es que la planificación en la empresa se muestre
desde distintos tipos de planes que se complementen entre sí a pesar de que
estén dirigidos a lograr objetivos diferentes.
La siguiente tarea que abordaremos como
administradores de la empresa será la de la
organización empresarial.
Si establecemos un paralelismo entre el cuerpo humano y la
organización empresarial se puede afirmar que la estructura de la organización
es el “cuerpo óseo” de la empresa y, como tales, habrá estructuras organizativas
muy parecidas entre empresas pero no exactamente iguales.
Para conseguir que la cooperación entre las personas que
forman la empresa sea óptima y trabajen de manera coordinada como equipo hay
que diseñar la función que cada miembro de la organización debe de realizar.
Las funciones o tareas que cada uno debe de realizar deben
de estar bien definidas para que se puedan consignar de la mejor manera posible
y así lograr los objetivos esperados.
Pero, ¿qué es necesario para el diseño de una organización?.
En primer lugar clasificaremos siguiendo criterios de
eficacia aquellas tareas que hemos identificado como necesarias para que
la empresa funcione de manera óptima en la fase de planificación,
posteriormente se agrupan estas tareas (por que tienen características comunes
por ejemplo) para concretar a que departamentos o secciones corresponde.
El siguiente paso es asignar a cada grupo un responsable y
dotarlo de autoridad para supervisar el trabajo que realiza ese departamento y
el trabajo de cada persona y por último el organizador.
La última fase es establecer medidas de coordinación
horizontal y vertical de los grupos que formen la estructura para lograr los
más altos niveles de eficiencia que difícilmente se podrían lograr si los
departamentos creados funcionaran sin coordinación por qué es la
coordinación, la que hace que la cooperación entre las personas sea eficiente.
Con la organización debemos dejar diseñado de una manera
consciente todos los recursos de que disponemos, para lograr los objetivos
marcados, asignándolos a las diferentes secciones, departamentos, etc y donde
cada persona que integre la organización sepa que rol desempeñar y como se debe
coordinar con los demás miembros del grupo.
Brevemente haré mención a las dos últimas tareas
de la administración. Por un lado la dirección, que consiste en tomar
decisiones sobre lo que hacer en cada momento en base a la experiencia,
en base a un proceso racional o científico, o simplemente por intuición
pero siempre con la intención de ser más competitivo que el resto de
empresas que operan en ese mercado. No es menos cierto que la otra
función de la dirección es liderar a las personas de la organización
indicando a cada uno como desempeñar el rol que tiene asignado.
Como punto final una pequeña reflexión sobre el
control, que en un entorno tan difícil como el actual reclama mucho
protagonismo, ya que es fundamental verificar que todos los objetivos,
programas, etc que diseñamos en la etapa de planificación se cumplan y si
se produce o se puede producir alguna desviación, detectarla a tiempo
para aplicar las medidas correctoras necesarias que eviten que nos apartemos
negativamente de los objetivos.
La producción, la evolución financiera, los aspectos
relacionados con la parte comercial de la organización deben contar con
técnicas propias de control que permitan conocer los objetivos que se consiguen
y los logros.
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